Shopify ERP Projekte: Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die harte Realität: Was in der Praxis passiert

Adrian beobachtet: "Von den Erfahrungswerten aus unseren Projekten heraus haben die wenigsten wirklich nochmal ein dediziertes PIM." Stattdessen versuchen viele, alles im ERP zu managen – mit gemischten Ergebnissen.

Erfolgreiche Beispiele zeigen, was möglich ist: Union Berlin betreibt einen Trikot-Konfigurator, bei dem individuelle Beflockungen nahtlos ans Lager übergeben werden. Dabei müssen Zusatzinformationen wie Name und Nummer korrekt übertragen werden – eine Herausforderung, die gemeistert wurde.

Die größten Herausforderungen entstehen laut Adrian, wenn:

• Leute sich selbst nicht gut genug kennen

• Falsche Aussagen getroffen werden, die später revidiert werden müssen

• Verschiedene Stakeholder unterschiedliche Vorstellungen haben

• Kein Wille zur Standardisierung besteht

Key Learnings aus der Praxis

Aus Adrians Erfahrung kristallisieren sich klare Empfehlungen:

1. Systemlandschafts-Mapping ist Pflicht – "Das ist so primär das, was ich tue", betont Adrian: Die strukturierte Aufnahme, Visualisierung und Analyse aller bestehenden IT-Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse. Ohne zu verstehen, was man hat, kann man nicht planen.

2. Shop-ERP Schnittstellen-Fähigkeiten konkret prüfen – Niemals auf pauschale Versprechen verlassen. “So ein ERP-System generell ist nur so stark wie die Schnittstelle."

3. Pragmatisch starten, dann skalieren – "Ich bin immer Fan davon, das so simpel wie möglich zu halten und so wenig Tools wie möglich einzusetzen."

4. Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend – Nicht präventiv handeln, sondern wenn echter Pain da ist. Adrian warnt vor Kund:innen, die für hypothetische Zukunftsszenarien bauen.

5. Bei Multi-Channel klare Rollenteilung – Der Shop wird vom Herzstück zum Verkaufskanal, das ERP übernimmt die zentrale Steuerung.

Was ihr morgen anders machen könnt

Strategische Überlegungen:

• Die Frage stellen: Wann ist der Shop das Herzstück, wann nur ein Verkaufskanal?

• Teams und Berechtigungen frühzeitig strukturieren

• Prozesse dokumentieren, bevor sie digitalisiert werden

! Warnung:

Adrian macht deutlich: "Das Schlimmste, und es passiert leider immer wieder [...], ist dann eben zu sagen: Okay, wir machen Online-Shop und ERP-System parallel." Ein ERP Projekt im E-Commerce braucht Sequenz, keine Gleichzeitigkeit.

Der Weg von Start Up zu Scale Up ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Mit Shopify als Speedboot kommt ihr schnell vom Fleck. Die Kunst liegt darin, den richtigen Moment für mehr Komplexität zu erkennen – nicht zu früh, aber auch nicht zu spät. Adrians Erfahrung zeigt: Erfolg entsteht durch Pragmatismus, nicht durch Perfektionismus.

FAQs: Shopify-ERP-Projekte erfolgreich umsetzen

1. Warum sind Shopify-ERP-Projekte komplexer als erwartet?

Die Komplexität in Shopify-ERP-Projekten entsteht selten durch die Systeme selbst, sondern vielmehr durch das, was dazwischen passiert. Ein Online-Shop ist eben nicht isoliert – er ist eingebettet in eine bestehende Systemlandschaft aus Warenwirtschaft, Fulfillment, Buchhaltung und oft weiteren Tools. Viele Unternehmen unterschätzen, wie viele Abhängigkeiten bereits existieren, bevor die erste Zeile Code geschrieben wird. Hinzu kommt: Die Versprechen im Verkaufsprozess („Die Schnittstelle kann alles") halten der Realität selten stand. Was auf dem Papier einfach klingt – Bestelldaten rüber, Lagerbestand zurück – erfordert in der Praxis eine präzise Abstimmung von Datenformaten, Prozesslogiken und Verantwortlichkeiten. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Aufbau, sondern im Verstehen dessen, was man eigentlich verbindet.

2. Welche Voraussetzungen braucht ein ERP-Projekt?

Die wichtigste Voraussetzung für ein ERP-Projekt ist keine technische, sondern eine organisatorische: Unternehmen müssen ihre eigenen Prozesse kennen und beschreiben können. Wer nicht weiß, wie eine Bestellung heute durch die Organisation fließt, kann diesen Ablauf auch nicht sinnvoll digitalisieren. Dazu gehört Klarheit darüber, welche Informationen wo liegen, wer welche Entscheidungen trifft und welche Ausnahmen im Alltag regelmäßig auftreten. Technisch braucht es eine ehrliche Bestandsaufnahme der vorhandenen Systemlandschaft – nicht die Hochglanz-Version aus dem letzten Strategiemeeting, sondern den tatsächlichen Ist-Zustand mit allen Workarounds und Excel-Listen. Erst diese Transparenz ermöglicht es, realistische Anforderungen zu formulieren und Schnittstellen sinnvoll zu planen.

3. Welche Rollen sind im Projekt entscheidend?

Entscheidend ist weniger die Anzahl der Beteiligten als deren Entscheidungsfähigkeit und Prozesswissen. Es braucht Menschen, die sowohl die kaufmännischen Abläufe verstehen als auch die technischen Möglichkeiten einschätzen können – oder zumindest bereit sind, beides zu lernen. Oft scheitern Projekte daran, dass verschiedene Stakeholder unterschiedliche Vorstellungen haben und niemand die Autorität besitzt, Entscheidungen verbindlich zu treffen. Besonders kritisch wird es, wenn das ERP-System von einem Partner betreut wird, der Shop von einem anderen, und beide nie direkt miteinander sprechen. Die Koordination zwischen diesen Welten – intern wie extern – ist häufig der unterschätzte Engpass. Wer diese Brückenfunktion übernimmt, prägt maßgeblich den Projekterfolg.

4. Was wird in Shop-ERP-Projekten typischerweise unterschätzt, obwohl es später entscheidend ist?

Die Schnittstelle. Nicht als abstraktes Konzept, sondern in ihrer konkreten Leistungsfähigkeit. Ein ERP-System kann noch so viele Datenfelder haben – wenn die Schnittstelle nur Textfelder transportieren kann, obwohl komplexere Strukturen benötigt werden, entsteht ein fundamentales Problem. Ebenso unterschätzt wird der Zeitpunkt der Komplexitätserhöhung: Viele Unternehmen bauen präventiv für Szenarien, die vielleicht nie eintreten, und binden sich damit Ressourcen, die sie für den aktuellen Wachstumsschritt bräuchten. Gleichzeitig wird oft zu spät erkannt, wann der Shop vom Herzstück zum reinen Verkaufskanal werden muss – etwa wenn Multiple Marktplätze, B2B-Geschäft oder verschiedene Fulfillment-Partner hinzukommen.

5. Woran scheitern die meisten Shop-ERP-Projekte?

Die meisten Shop-ERP-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an mangelnder Selbstkenntnis der beteiligten Unternehmen. Wenn Prozesse nicht dokumentiert sind, werden Annahmen getroffen – und diese Annahmen divergieren zwischen Abteilungen, zwischen internen Teams und externen Partnern. Falsche oder unvollständige Aussagen in der Planungsphase führen zu Korrekturen während der Umsetzung, die Zeit und Budget kosten. Besonders riskant ist der Versuch, Online-Shop und ERP-System parallel einzuführen – zwei komplexe Veränderungen gleichzeitig überfordern die meisten Organisationen. Hinzu kommt fehlende Bereitschaft zur Standardisierung: Wer jeden Sonderprozess digital abbilden will, statt ihn zu hinterfragen, multipliziert die Komplexität, ohne Mehrwert zu schaffen.