Fallstudie
PURISH: Einkauf, Bestände und Produktkosten über 8 Vertriebskanäle in einer Plattform
Projektbeschreibung
PURISH ist ein Berliner Beauty-Unternehmen, das internationale Marken wie Geek & Gorgeous, Beauty of Joseon, Danessa Myricks Beauty und RevitaLash über den eigenen Onlineshop, Marketplaces und den Handel in den Markt bringt.
PURISH verbindet E-Commerce, Distribution, internes & externes Fulfillment und B2B-Vertrieb.
Mit der Zahl der Vertriebskanäle, Bestandsbereiche und beteiligten Teams wuchs auch die operative Komplexität. Bestands-, Einkaufs- und Kostendaten lagen in verschiedenen Systemen und ließen sich nicht ohne Weiteres zu einem konsistenten Bild zusammenführen.
Herausforderung
PURISH benötigte eine belastbare Grundlage für die monatliche Bestandsbewertung und die Ermittlung des tatsächlichen Wareneinsatzes. Die bestehende Odoo-Instanz bildete jedoch nur einen Teil der operativen Realität ab.
Der eigene Onlineshop und das Hauptlager waren bereits angebunden. Bestände und Warenbewegungen bei Hive, Amazon und weiteren Marketplaces fehlten dagegen komplett.
Auch der Einkauf war über separate Sheets, E-Mails, Asana-Boards und teamspezifische Prozesse verteilt.
Dadurch konnte PURISH nicht zuverlässig nachvollziehen, wo sich Ware befand, welchen Wert sie hatte, über welchen Kanal sie verkauft worden war und welche Kosten tatsächlich in einen bestimmten Berichtszeitraum gehörten.
Der Wareneinsatz wurde aus den in einem Monat verarbeiteten Lieferantenrechnungen abgeleitet, statt aus den Waren, die im selben Zeitraum tatsächlich verkauft worden waren.
Für den Jahresabschluss mussten Bestandsdaten aus verschiedenen Quellen konsolidiert werden. Dieser Prozess dauerte mehrere Wochen.
Hintergrund
PURISH verwaltet mehrere Tausend SKUs und verarbeitet täglich ein vierstelliges Bestellvolumen. An Spitzentagen steigt das Volumen auf mehrere Tausend Bestellungen.
Neben dem eigenen Lager nutzt PURISH zwei getrennte Hive-Lager sowie Amazon-FBA-Bestände in Europa und den USA.
Die bestehende Odoo-Instanz war zudem technisch nicht mehr aktuell und nach der Implementierung gar nicht mehr weiterentwickelt worden.
Die zentrale Aufgabe bestand deshalb darin, Einkauf, Wareneingänge, Bestände, Warenbewegungen und Lieferantenrechnungen so zu strukturieren, dass eine belastbare Bewertung möglich wurde.
„Der größte Gewinn für Finance ist die neue Transparenz beim Wareneinsatz.“
Wir sind ein mittelständisches Beautyunternehmen in den Bereichen E-Commerce und Distribution und haben im letzten Jahr Odoo als ERP-System eingeführt – im Schwerpunkt um die Daten aus mittlerweile 8 verschiedenen Verkaufskanäle zu bündeln und wieder ein klares Bild über den Bestand und die jeweiligen Wareneinsätze zu bekommen.
bob hat uns dabei von Anfang an sowohl technisch als auch konzeptionell stark unterstützt. Besonders hervorheben möchte ich die Zusammenarbeit mit Jakob und Ferry, die sich intensiv in unsere spezifischen Prozesse eingedacht und ihre umfangreiche Erfahrung gezielt eingebracht haben. Das war alles andere als einfach, da die Firma durch schnelles Wachstum sehr komplex geworden war und Strukturen teilweise komplett neu gedacht werden mussten. Innerhalb von wenigen Monaten konnten wir den kompletten Order-to-Cash Prozess in Odoo abbilden und damit live gehen.
Die Zusammenarbeit war nicht nur fachlich exzellent, sondern auch menschlich sehr angenehm: unkompliziert, effizient und stets lösungsorientiert. Das Projektmanagement war hervorragend organisiert, mit Tools wie Asana, klaren Videoaufzeichnungen und einer transparenten Kommunikation.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und können die Agentur bob uneingeschränkt weiterempfehlen!“
Johannes Rohde
Head of Finance, PURISH
Prozess
bob arbeitete vom benötigten Finance-Ergebnis rückwärts:
Welche Bestands- und Kostendaten müssen am Monatsende vorliegen? Welche operativen Prozesse erzeugen diese Daten? Welche Systeme müssen dafür miteinander verbunden werden?
Gemeinsam mit PURISH und dem Finance-Partner torq.partners wurden diese Anforderungen in eine schrittweise Roadmap übersetzt.
bob deckte dabei die Prozess-, ERP- und Integrationsperspektive ab, während torq.partners die Anforderungen an Accounting, Reporting und Monatsabschluss einbrachte.
Der Scope wurde während der Umsetzung kontinuierlich überprüft und angepasst, sobald neue Abhängigkeiten und operative Anforderungen sichtbar wurden.
Zielbild definieren und Systemlandschaft abbilden
In der Discovery betrachteten bob und PURISH gemeinsam die bestehenden Lagerorte, Vertriebskanäle, Einkaufsprozesse und Finance-Anforderungen.
Im Mittelpunkt standen vier Fragen:
Wo befindet sich die Ware?
Wie wird sie eingekauft und bewertet?
Über welche Kanäle verlässt sie das Unternehmen?
Welche Auswertungen werden für Monatsabschluss und Unternehmenssteuerung benötigt?
Daraus entstand ein Phasenmodell, das die kurzfristigen Finance-Anforderungen mit einer langfristig tragfähigen ERP-Struktur verband.
Einkauf und Warenbewertung neu strukturieren
Belastbare Produktkosten setzen voraus, dass alle relevanten Einkäufe systematisch in Odoo erfasst werden.
bob strukturierte den Einkaufsprozess neu, vervollständigte Lieferantendaten und trainierte die beteiligten Teams.
Bestellungen, Wareneingänge, Lieferabweichungen und Lieferantenrechnungen wurden in einem durchgängigen Prozess miteinander verbunden.
Heute läuft der gesamte warenbezogene Einkauf über Odoo. Dazu gehört auch der Drei-Wege-Abgleich zwischen:
Was wurde bestellt?
Was wurde tatsächlich geliefert?
Was wurde vom Lieferanten in Rechnung gestellt?
Auch Bezugsnebenkosten wie Fracht oder Zölle können den relevanten Waren zugeordnet werden, statt außerhalb des eigentlichen Warenflusses zu bleiben.
Hive und die Vertriebskanäle integrieren
Für die Ware in den beiden externen Hive-Bestandsbereichen entwickelte bob eine schrittweise Integration.
Einkäufe mit Lieferziel Hive können in Odoo angestoßen werden. Der geplante Wareneingang wird an Hive übertragen, die tatsächlich vereinnahmten Mengen werden an Odoo zurückgespielt und die Bestände synchronisiert.
Bestandskorrekturen für die externen Hive-Bereiche werden heute automatisch über die Integration abgebildet.
Parallel wurden die relevanten B2C-, B2B- und Marketplace-Setups angebunden:
Shopify
Amazon FBA
Shop Apotheke
DocMorris
Allegro
Douglas
Shopify B2B
Amazon FBA wird für Europa und die USA getrennt abgebildet. Daraus ergeben sich acht technisch getrennte Channel-Setups.
Vor dem Projekt war nur ein Vertriebskanal systemisch angebunden.
Auf Odoo 19 migrieren und Produktkosten nutzbar machen
Die bestehende Odoo-Instanz wurde auf Odoo 19 migriert und der Shopify-Connector aktualisiert.
Dadurch konnten neuere Replenishment-Funktionen genutzt und Produktkosten kanalübergreifend ausgewertet werden.
Die integrierten Odoo-Funktionen decken heute die aktuellen Anforderungen von PURISH an die Nachbestellplanung ab. Dadurch konnte eine zusätzliche Demand-Planning-Plattform eingespart werden.
Der in Odoo berechnete Durchschnittskostenwert wird zudem an Shopify übertragen und kann von dort in nachgelagerten Reporting- und Datensystemen wie Klar genutzt werden.
Produktkosten stehen damit nicht nur im ERP zur Verfügung, sondern auch für operative Auswertungen und Business-Analysen.
Lösung
Heute bildet Odoo die zentrale operative Grundlage für die warenbezogenen Prozesse von PURISH.
Einkauf, Wareneingänge, Bestände, externe Lager, Lieferantenrechnungen und Warenabflüsse werden nicht mehr als voneinander getrennte Vorgänge behandelt.
Das System verbindet physische Warenbewegungen mit ihrem finanziellen Wert.
PURISH kann dadurch nachvollziehen, wo sich Ware befindet, wie sie bewertet ist, über welchen Kanal sie verkauft wird und wo der entsprechende Wareneinsatz entsteht.
Odoo ersetzt dabei nicht jedes spezialisierte System. Es übernimmt die Rolle der verbindenden Daten- und Prozessschicht zwischen Shopify, Hive, Amazon, den weiteren Vertriebskanälen und Finance.
Fachliche Schwerpunkte
Procurement and supplier management
Zentrale Steuerung von Bedarfen, Bestellungen, Lieferterminen, Lieferabweichungen und Lieferantenrechnungen.
Inventory accounting
Bestandsbewertung auf Basis von Durchschnittskosten einschließlich relevanter Bezugsnebenkosten.
Three-way matching
Abgleich von Bestellung, tatsächlich empfangener Ware und Lieferantenrechnung.
3PL integration
Synchronisation von Einkäufen, Wareneingängen, Beständen und Transfers mit den beiden Hive-Bestandsbereichen.
Multichannel inventory flows
Abbildung der Warenabflüsse über B2C, B2B und die relevanten Marketplace-Setups.
Finance integration
Verknüpfung von Wareneingängen, Lieferantenrechnungen, Zahlungen und kanalbezogenem Wareneinsatz.
Product data and cost distribution
Übertragung aktueller Produktkosten an Shopify und nachgelagerte Reporting-Systeme.
Operative Funktionen
Bestände über mehrere Bestandsbereiche hinweg verfolgen
Das eigene Lager, zwei Hive-Bereiche sowie Amazon-FBA-Bestände in Europa und den USA werden in einer gemeinsamen Struktur abgebildet.
Produktkosten belastbar berechnen
Einkaufspreise, Lieferantenrechnungen und Bezugsnebenkosten fließen in die Bestandsbewertung ein.
Wareneinsatz nach Kanal auswerten
Kosten werden dort erfasst, wo Ware tatsächlich verkauft oder aus dem Bestand ausgebucht wird; nicht bereits beim Einkauf.
Einkauf und Wareneingang verbinden
Bestellungen, erwartete Lieferungen, tatsächlich empfangene Mengen und Lieferantenrechnungen können miteinander abgeglichen werden.
Externe Fulfillment-Prozesse integrieren
Warenbewegungen und Bestandskorrekturen bei Hive werden automatisch in Odoo abgebildet.
Nachbestellungen im ERP planen
Historische Nachfrage und aktuelle Bestände bilden in Odoo 19 die Grundlage für Replenishment-Vorschläge.
Produktkosten in weiteren Systemen nutzen
Die in Odoo berechneten Produktkosten werden an Shopify übertragen und können in nachgelagerten Reporting- und Analysesystemen verwendet werden.
Genutzt Odoo Aps
Purchase, Inventory, Accounting, Sales, Replenishment, Analytic Accounting, Shopify Integration, Amazon Integration
Ergebnisse
Die wichtigste Veränderung ist keine einzelne Automatisierung, sondern eine gemeinsame und belastbare Datengrundlage.
PURISH kann Bestände, Produktkosten und Warenabflüsse heute über die relevanten E-Commerce- und Vertriebskanäle zusammenführen.
Finance erhält damit eine stärkere Grundlage für Bestandsbewertung und COGS-Reporting. Gleichzeitig arbeiten Einkauf, Operations und die einzelnen Channel-Teams mit stärker verbundenen Prozessen.
Verlässliche Bestands- und Kostendaten in Minuten statt Wochen
Vor dem Projekt mussten Bestandsdaten für den Jahresabschluss aus verschiedenen Sheets und Systemen zusammengeführt werden. Der Prozess dauerte mehrere Wochen.
Während der Implementierung benötigte PURISH für die Ermittlung des Jahresabschlussbestands 2025 noch etwa eine Woche.
Heute lässt sich der aktuelle Bestandswert innerhalb weniger Minuten ermitteln.
Von einem angebundenen Kanal zu acht Channel-Setups
Zu Projektbeginn war nur ein Vertriebskanal systemisch angebunden.
Heute werden Shopify, Amazon FBA, Shop Apotheke, DocMorris, Allegro, Douglas und B2B in Odoo abgebildet. Amazon FBA wird für Europa und die USA getrennt geführt.
Bestände und Warenabflüsse können dadurch über acht technisch getrennte Channel-Setups nachvollzogen werden.
Das eigene Lager, zwei Hive-Bestandsbereiche sowie die Amazon-FBA-Bestände in Europa und den USA werden innerhalb einer gemeinsamen Struktur abgebildet.
Bestandskorrekturen für Hive laufen automatisiert über die 3PL-Integration. Für Amazon bestehen noch manuelle Schritte; eine weitergehende Automatisierung befindet sich bereits in Entwicklung.
Der gesamte warenbezogene Einkauf läuft über Odoo
arfe, Bestellungen, Wareneingänge, Lieferabweichungen und Lieferantenrechnungen werden heute in einem durchgängigen Prozess bearbeitet.
Mehrere Google Sheets und Asana-Boards aus Einkauf und Buchhaltung konnten dadurch ersetzt werden.
Auch der Abgleich zwischen Bestellung, tatsächlich gelieferter Ware und Lieferantenrechnung erfolgt heute im System.
Nach der Migration auf Odoo 19 kann PURISH zudem integrierte Replenishment-Funktionen nutzen, die die aktuellen Anforderungen an die Nachbestellplanung abdecken. Eine zusätzliche Demand-Planning-Plattform war für diesen Scope nicht erforderlich.
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