Case Study: bob x Dr Massing Cosmetics

• 🔎 Discovery + Solution Design → Januar 2024

• 🚀 Projektstart (5 Workstreams) → April

• ✅ Go-Live (inkl. Umbau im Lager) → Juni

• 📈 Kontinuierliche Verbesserung → seit Juli 2024

Ein Familienunternehmen auf Wachstumskurs

Dr. Massing Cosmetics ist ein seit 2014 mit jeder Menge Herzblut agierendes Familienunternehmen, spezialisiert auf die Entwicklung und den Direktvertrieb von hochwertiger Naturkosmetik. Das Team zählt ca. 30 Leute bei einem Jahresumsatz von ~8M (schnell wachsend). Weitere Hintergründe findet ihr hier.

Herausforderung: fehlende und falsche Prozesse verhindern Skalierung

In der Discovery-Phase wurde u.a. die (Steuerung der) Warenverfügbarkeit als eine zentrale Herausforderung identifiziert, mit der Konsequenz entgangener Umsätze sowie regelmäßiger Überverkäufe. Gründe hierfür waren einerseits Ungenauigkeiten in den Lagerbeständen (u.a. aufgrund einer unnötig komplexen Systemlandschaft) und andererseits unzureichende (systemische) Unterstützung für kritische Kernprozesse rund um den Einkauf, Rohmaterialien sowie Produktionsprozesse.

Zudem kamen regelmäßig mehr Bestellungen rein, als das Team mit der aktuellen Kapazität im Versand handeln konnte. Das führte zu großen Backlogs im Warenausgang, massiv erhöhten Anfragen im Kundenservice (WISMO) und zwang das Marketing-Team regelmäßig zur Drosselung von (profitablen) Kampagnen.

Umsetzung: mehr als “nur” Odoo

Basierend auf den tiefen Einblicken der Discovery-Phase, in der wir u.a. auch vor Ort das Team/die operative Realität kennengelernt hatten, konnten wir im nächsten Schritt einen belastbaren Projektplan erarbeiten, der u.a. die relevanten Arbeitspakete + Stakeholder definierte, die diversen Themen in “muss sein” vs. “machen wir später” unterschied und ein fixes Go-Live-Datum setzte. Zudem hatten wir erkannt, dass - wie so oft - sehr viele Probleme nicht allein durch die Einführung eines neuen IT-Systems zu lösen sind, sondern die zugrundeliegenden Prozesse selbst, sowie (im konkreten Fall von Dr. Massing) auch das Layout und der Warenfluss im Lager neu gedacht werden musste, um die o.g. Herausforderungen (bzw. deren wahre Ursachen) zu adressieren.

In den folgenden 10 Wochen setzen wir - organisiert in 5 Workstreams mit regelmäßigen Workshops und Demos - das neue Fundament für Dr. Massing mit Odoo in den Bereichen zentralisiertes Order Management, Bestellabwicklung, Beschaffung/Produktion, Lagerverwaltung, CS/Sales und Buchhaltung um - und koordinierten zudem die Umsetzung des neuen Lagerlayouts mit einem dedizierten Experten aus unserem Netzwerk. Für die Umsetzung haben wir u.a. mehrere Instanzen von Shopify integriert, mit Ventor ein mobiles WMS zur Verfügung gestellt und zur Erstellung von Labels Sendcloud angebunden (inkl. Umsetzung einer Adressvalidierung + automatischen follow-ups mit Kunden, was im operativen Tagesgeschäft nun eine menge Zeit spart). Via Pathway erhalten wir normalisierte E-Commerce Zahlungsdaten zur Auszifferung in Odoo, welche wir neben anderen Buchhaltungsdaten gebündelt aus Odoo an DATEV übergeben.

Strukturierte Schulungen und die von Tag 1 verfügbare Testumgebung erlaubten dem Team, sich schnell in die neuen Funktionen einzufinden. Auch begannen wir erste KPIs mit den Fachbereichen zu definieren und wöchentlich zu erheben, um eine Basis für die kontinuierliche Verbesserung und Steuerung zu schaffen. Nach einem letzten Check-in vor Ort ca. 4 Wochen vor Go-Live, zwecks Validierung unserer Prototypen sowie der Abstimmung zum Ablauf der Migration, haben wir am 10/06 mit dem Team den Hebel umgelegt und sind seitdem mit Odoo und der neuen Prozessrealität live.

Ergebnisse & Lessons Learned

“Do more with less” - Odoo’s Losung ist hier vollends trefflich. Mal ganz zu schweigen von den ~60k an Tool-Kosten, die Dr. Massing nun jährlich einspart, konnten wir durch den Ersatz von Xentral, OneLox und Pulpo WMS durch Odoo die Prozesse extrem verschlanken - und einfacher ist (fast) immer besser. Die neuen Abläufe im Lager haben zudem die Kapazität in der Logistik verdoppelt, ohne Team und/oder Fläche vergrößern zu müssen. Doch das ist erst der Anfang - und selbstverständlich gibt es nach einer solch massiven Umstellung im Maschinenraum eines Unternehmens noch diverse Details glattzuziehen. Der Go-Live ist der STARTPUNKT, nicht das Ende einer Transformation, hin zu immer besseren Prozessen, fortlaufender Automatisierung und effektiver Kollaboration in der gesamten Organisation. Daher starten wir nun in die kontinuierliche Verbesserung und freuen uns darauf, das Team als “Fractional Head of ERP” bei ihren Ambitionen und Wachstumsplänen langfristig zu unterstützen. 

Kundenstimme

Schon während der ersten Discovery gab es zahlreiche Aha-Erlebnisse, die sofort klar gemacht haben, dass das Team von bob der richtige Partner für uns ist. Bob hat nicht nur unser ERP-System implementiert, sondern auch die Unternehmensstruktur inklusive aller Prozesse verbessert. Durch diese Maßnahmen konnten wir eine erhebliche Kostenreduktion erzielen und gravierende Pain Points erfolgreich beseitigen - als eine Folge wurde der Output aus unserer Logistik verdoppelt. Das Team von bob leistet hervorragende Arbeit und ist stets lösungsorientiert, weswegen ich Sie zu 100 % weiterempfehlen kann. Aufgrund der positiven Erfahrung habe ich direkt nach dem Projekt für 1 Jahr die Zusammenarbeit verlängert! [link]