Fallstudie
Dr. Massing Cosmetics: Doppelter Logistik-Output, gleiches Team, 50.000 € weniger Tech-Kosten pro Jahr
Projektbeschreibung
Dr. Massing Cosmetics ist ein seit 2014 mit jeder Menge Herzblut agierendes Familienunternehmen, spezialisiert auf die Entwicklung und den Direktvertrieb von hochwertiger Naturkosmetik. Das Team zählt ca. 30 Leute bei einem Jahresumsatz von ~8M (schnell wachsend). Weitere Hintergründe findet ihr hier.
Herausforderung
Fehlende und falsche Prozesse verhindern Skalierung
In der Discovery-Phase wurde u.a. die (Steuerung der) Warenverfügbarkeit als eine zentrale Herausforderung identifiziert, mit der Konsequenz entgangener Umsätze sowie regelmäßiger Überverkäufe. Gründe hierfür waren einerseits Ungenauigkeiten in den Lagerbeständen (u.a. aufgrund einer unnötig komplexen Systemlandschaft) und andererseits unzureichende (systemische) Unterstützung für kritische Kernprozesse rund um den Einkauf, Rohmaterialien sowie Produktionsprozesse.
Zudem kamen regelmäßig mehr Bestellungen rein, als das Team mit der aktuellen Kapazität im Versand handeln konnte. Das führte zu großen Backlogs im Warenausgang, massiv erhöhten Anfragen im Kundenservice (WISMO) und zwang das Marketing-Team regelmäßig zur Drosselung von (profitablen) Kampagnen.
Hintergrund
Das Unternehmen war in den Jahren vor dem Projekt stark gewachsen, sowohl beim Umsatz als auch bei der operativen Komplexität.
Dieses Wachstum traf jedoch auf eine heterogene Systemlandschaft und Prozesse, die ursprünglich nicht für diese Skalierung ausgelegt waren. Mehrere Tools für ERP, WMS und Fulfillment existierten nebeneinander, ohne sauber integriert zu sein.
Bob war der richtige Partner für uns – nicht nur für ERP, sondern auch zur Verbesserung der Prozesse unseres Unternehmens.
Schon während der ersten Discovery gab es zahlreiche Aha-Erlebnisse, die sofort klar gemacht haben, dass das Team von bob der richtige Partner für uns ist. Bob hat nicht nur unser ERP-System implementiert, sondern auch die Unternehmensstruktur inklusive aller Prozesse verbessert. Durch diese Maßnahmen konnten wir eine erhebliche Kostenreduktion erzielen und gravierende Pain Points erfolgreich beseitigen - als eine Folge wurde der Output aus unserer Logistik verdoppelt. Das Team von bob leistet hervorragende Arbeit und ist stets lösungsorientiert, weswegen ich Sie zu 100 % weiterempfehlen kann. Aufgrund der positiven Erfahrung habe ich direkt nach dem Projekt für 1 Jahr die Zusammenarbeit verlängert!
Prozess
Basierend auf tiefen, vor Ort gewonnenen Erkenntnissen aus der Entdeckungsphase entwickelte das Team einen robusten Projektplan, der Arbeitsströme, Stakeholder und ein festes Go-Live-Datum definierte. Es wurde frühzeitig klar, dass viele Herausforderungen nicht allein durch ein neues System gelöst werden konnten, sondern ein Umdenken der zugrunde liegenden Prozesse sowie der Lagerlayout und -fluss selbst erforderten.
Discovery & Ursachenanalyse
In der Discovery wurde schnell klar, dass das Kernproblem nicht ein einzelnes Tool war, sondern die fehlende End-to-End-Steuerbarkeit über Bestände, Produktion, Fulfillment und Versand hinweg. Operative Engpässe wurden oft erst sichtbar, wenn sie bereits spürbare Auswirkungen auf Kundenservice oder Umsatz hatten. Diese Erkenntnisse bildeten die Grundlage für eine klare Priorisierung: Statt eines vollständigen Systemneubaus lag der Fokus auf den größten operativen Hebeln.
Strukturierung in Workstreams & Zielarchitektur
Auf Basis der Discovery wurde der Projektverlauf in mehrere parallel laufende Workstreams gegliedert, um schnell Wirkung zu erzielen. Dazu gehörten unter anderem Order Management und Fulfillment, Warehouse und Logistik, Procurement und Produktion, Customer Service und Sales sowie Accounting. Früh wurde deutlich, dass ein Teil der Probleme nicht allein softwareseitig lösbar war. Deshalb wurde die Neugestaltung der Lagerprozesse und des Warehouse-Layouts von Anfang an mitgedacht und gemeinsam mit einem spezialisierten Partner umgesetzt.
Umsetzung & Systemintegration
In der Umsetzungsphase wurde Odoo schrittweise als zentrales operatives System etabliert und mit der bestehenden E-Commerce-Landschaft integriert. Mehrere Shopify-Shops wurden angebunden, ein mobiles WMS eingeführt und der Versand über Sendcloud inklusive Adressvalidierung und automatisierter Kundenkommunikation integriert. Zahlungsdaten aus dem E-Commerce wurden über Pathway vereinheitlicht und gemeinsam mit weiteren Finanzdaten an DATEV übergeben. Neue Prozesse wurden dabei nicht theoretisch entworfen, sondern direkt im operativen Kontext getestet, angepasst und gemeinsam mit den Teams geschärft.
Training, KPI-Setup & Go-Live
Vor dem Go-Live lag der Fokus auf Befähigung und Absicherung. Es wurden strukturierte Schulungen durchgeführt, ein Day-1-Testsystem bereitgestellt und die neuen Abläufe vor Ort nochmals überprüft. Parallel wurden erste KPIs definiert, um nach dem Go-Live gezielt steuern und nachjustieren zu können. Der Go-Live selbst markierte keinen Abschluss, sondern den Übergang in den operativen Betrieb unter realen Bedingungen.
Lösung
Die Lösung bestand darin, Odoo als zentrales operatives Rückgrat zu etablieren und die zuvor fragmentierte Tool- und Prozesslandschaft durch integrierte End-to-End-Workflows zu ersetzen.
Statt isolierte Teilprobleme zu lösen, wurde ein Setup geschaffen, das Bestände, Fulfillment, Produktion, Kundenservice und Finanzen in einem gemeinsamen System zusammenführt.
Dabei ging es nicht nur um Systemintegration, sondern um eine Neuausrichtung der operativen Abläufe: Prozesse wurden vereinfacht, Transparenz geschaffen und operative Steuerbarkeit zurückgewonnen. Odoo bildet heute die Realität des Tagesgeschäfts ab – nicht als administratives Nachgelagertes, sondern als Arbeitsoberfläche für alle beteiligten Teams.
Fachliche Schwerpunkte
Zentrale Steuerung von Order Management und Fulfillment
Verlässliche Bestands- und Verfügbarkeitslogik
Integration von Produktion, Einkauf und Rohmaterialien
Skalierbare Warehouse- und Logistikprozesse
Entlastung von Customer Service durch bessere Datenlage
Vereinheitlichung der E-Commerce- und Finanzdaten
Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung über KPIs
Operative Funktionen
Zentrale Auftragsverarbeitung über alle Vertriebskanäle hinweg
Mobiles Warehouse Management zur effizienten Kommissionierung und Bestandsführung
Automatisierte Versandprozesse inkl. Labeldruck, Adressvalidierung und Kundenkommunikation
Synchronisierte Bestände zwischen Shops, Lager und Produktion
Produktions- und Beschaffungslogik für Rohmaterialien und Fertigwaren
Reduzierung von Oversells durch belastbare Verfügbarkeiten
Finanzielle Konsolidierung von Zahlungsdaten für saubere Buchhaltung
Operative KPIs als Basis für wöchentliche Reviews und Optimierungen
Genutzt Odoo Aps
Sales
Inventory
Purchase
Manufacturing (MRP)
Accounting
CRM
Ergebnisse
Die neue operative Basis führte zu einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft und machte weiteres Wachstum erstmals wieder planbar und steuerbar.
Durch integrierte Prozesse, verlässliche Bestandslogik und eine deutlich reduzierte Tool-Landschaft gewann das Team Kontrolle über Fulfillment, Logistik und operative Prioritäten zurück.
Der Go-Live markierte dabei nicht den Abschluss, sondern den Startpunkt für kontinuierliche Optimierung auf Basis realer Daten und klarer Verantwortlichkeiten.
Reduktion von Komplexität & Kosten
Durch die Ablösung mehrerer Einzellösungen (u. a. Xentral, OneLox und Pulpo WMS) und die Konsolidierung in Odoo konnte die operative Tool-Landschaft deutlich vereinfacht werden.
Dies führte zu einer jährlichen Kosteneinsparung von rund 60.000 € und reduzierte gleichzeitig Schnittstellen, Fehlerquellen und Abstimmungsaufwand zwischen Systemen.
Deutlich höhere Logistikleistung
Mit den neuen Prozessen, der verbesserten Bestandslogik und der Neugestaltung der Lagerabläufe konnte der Output der Logistik mehr als verdoppelt werden — ohne zusätzliches Personal oder mehr Lagerfläche.
Versandrückstände wurden abgebaut, Durchlaufzeiten verkürzt und Fulfillment wieder zum Enabler statt zum Wachstumshemmnis.
Operative Steuerbarkeit & Skalierbarkeit
Oversells und WISMO-Anfragen gingen deutlich zurück, da Bestände, Verfügbarkeiten und Auftragsstatus nun transparent und belastbar waren.
Marketing konnte profitable Kampagnen wieder skalieren, ohne operative Engpässe zu riskieren.
Mit klaren KPIs, wöchentlichen Reviews und einem integrierten System entstand eine skalierbare Grundlage, die weiteres Wachstum ermöglicht, ohne proportional mehr Ressourcen zu benötigen.
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