Fallstudie
bob × BigScreen: Aufbau eines skalierbaren Odoo-ERP-Rückgrats für Projekt- und Serviceteams
Projektbeschreibung
BigScreen ist ein 1999 gegründetes Medientechnik-Systemhaus mit Sitz in Steyregg bei Linz und einer Niederlassung in Wien. Das Team konzentriert sich auf maßgeschneiderte audiovisuelle Lösungen für Konferenzräume, Eventflächen und digitale Außenwerbung. Als Full-Service-Partner begleitet BigScreen seine Kunden von der Bedarfsermittlung über Planung und Installation bis hin zu Wartung und Service.
Herausforderung
Informations-Silos und Medienbrüche verhindern effiziente Kollaboration:
Fragmentierte Werkzeuge: Daten lebten in unterschiedlichen Systemen, was Transparenz und gemeinsame Sicht erschwerte.
Hoher Verwaltungsaufwand: Viele Routineaufgaben mussten manuell erledigt werden — anstrengend und fehleranfällig.
Medienbrüche zwischen Teams: Vertrieb, Technik und Projektmanagement arbeiteten dezentral, was Abstimmung und Prozesse verlangsamte.
Mangelnde gemeinsame Arbeitsbasis: Wissen steckte in Köpfen, nicht in einem System, das alle gemeinsam nutzen.
Diese Situation war nicht nur operativ ineffizient, sondern auch strategisch riskant — insbesondere im Kontext eines strukturellen Wechsels im Unternehmen.
Hintergrund
Vor dem Projekt setzten BigScreen-Teams auf eine Mischung aus lokalen Anwendungen, Tabellen, E-Mail-Kommunikation und punktuellen Tools. Diese Konstellation funktionierte, solange die Zusammenarbeit überschaubar war – doch die neue Größe des Teams und der Anspruch an konsistente Kundenprozesse machten eine gemeinsame, integrierte Plattform unabdingbar.
bob ging dieses Projekt nicht als „Software-Installation“, sondern als Prozess- und Verhaltens-Transformation an: Ziel war nicht nur, Daten zu digitalisieren, sondern gemeinsame Arbeitsweisen neu zu definieren und in ein System zu überführen, das diesen Arbeitsweisen wirklich entspricht.
50 % weniger Verwaltungsaufwand – vom ersten Kundenkontakt bis zum Projektabschluss!
Ich bin wirklich beeindruckt, wie ihr unsere Arbeitsabläufe miteinander verknüpft habt, sodass das Team wirklich von Vertrieb über Einsatzplanung bis zur Projektabrechnung zusammenarbeitet!
Clemens Gammer
CEO
Prozess
bob begann dort, wo andere oft aufhören: nicht beim Tool, sondern bei der tatsächlichen Art zu arbeiten. Workshops, Beobachtungen, Gespräche — mit dem Ziel, nicht was ein Tool kann, sondern wie Menschen arbeiten zu verstehen.
Zielbild & Fokussierung
Ziel der Implementierung war es, ein starkes Fundament für künftiges Wachstum zu schaffen – ohne das Team vergrößern zu müssen.
Statt bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren, lag der Fokus darauf, Legacy-Prozesse zu verschlanken und Kollaboration sowie Übergaben über alle Fachbereiche hinweg neu zu denken.
Diese Leitplanke war entscheidend: Weniger Komplexität im Alltag, klarere Verantwortlichkeiten und ein System, das Zusammenarbeit unterstützt, statt sie zu behindern.
Prototyping & Prozessgestaltung
Um die „neue Welt“ möglichst früh erlebbar zu machen und das Team eng in die Gestaltung einzubinden, starteten wir direkt mit einem Prototypen.
So konnten die Mitarbeitenden die Prozesse direkt im System nachvollziehen – entlang der eng verzahnten End-to-End-Abläufe.
Der Prototyp diente nicht nur als technischer Startpunkt, sondern als gemeinsames Arbeitsmodell, um Verständnis zu schaffen, Annahmen zu überprüfen und früh Feedback einzusammeln.
Iterative Validierung & Prozess-Skelett
In insgesamt vier Sprints à zwei Wochen holten wir uns in wöchentlichen, cross-funktionalen Demos Feedback aus allen Fachbereichen.
Gleichzeitig entstanden so bereits erste, indirekte Schulungen zu den neuen Abläufen.
Nach drei Revisionen stand ein belastbares Prozess-Skelett, mit dem laufende Projekte end-to-end in Odoo nachgestellt werden konnten.
Diese realistische Grundlage half, Diskussionen über hypothetische Szenarien zu vermeiden und den Fokus stattdessen auf relevante Verbesserungen sowie eine fundierte Migrations- und Cutover-Strategie zu legen.
Migration & Go-Live
Die Migration selbst war anspruchsvoll.
Es galt, Lücken in den Stammdaten zu schließen, Lagerbestände und bestehende Reservierungen nachzubilden sowie laufende Projekte mit komplexen Datenstrukturen sauber zu überführen.
Das Ziel war klar: nahtlos in Odoo weiterarbeiten – ohne zusätzliche Komplexität für das Team und ohne Brüche in der Kundenerfahrung.
Nach drei Nachtschichten war es so weit: Go-Live.
Müde, stolz und aufgeregt zugleich begleiteten wir das Team die erste Woche vor Ort.
So konnten wir direkt im Live-Betrieb nachjustieren, hands-on Schulungen durchführen und die erste Welle an Dokumentation vervollständigen.
Diese enge Begleitung stellte sicher, dass sich das neue System schnell im Alltag verankerte und die neuen Abläufe nicht nur verstanden, sondern auch gelebt wurden.
Lösung
Das ERP-System bildet heute gemeinsame Prozesse digital ab, schafft Transparenz über alle Teams hinweg und reduziert Routineaufwand drastisch, ohne die Flexibilität und Expertise der Mitarbeitenden einzuschränken.
Fachliche Schwerpunkte
Die folgenden Bereiche bilden die konzeptionellen Hebel, die BigScreen mit bob adressiert hat.
Gemeinsame Lead- und Kundenprozesse
Einheitliche Erfassung und Koordination statt Insellösungen.
Projektdigitalisierung über Teams
Einheitliche Projektphasen statt fragmentierte Tools.
Teamübergreifende Zusammenarbeit
Gemeinsame Datenbasis statt E-Mail- und Tabellen-Chaos.
Transparenz über Prozesse und Status
Echtzeit-Überblick statt lokal geführter Informationen.
Operative Funktionen
Automatisierte Lead- und Kundenprozesse
Einmal erfasst — überall genutzt.
Transparente Projekt- und Aufgabenverwaltung
Einheitliche Workflows statt verstreuter Aufgaben.
Reduzierter administrativer Aufwand
Routineaufgaben werden durch Systemlogik ersetzt.
Verbesserte Team-Kollaboration
Teams arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform statt in Silos.
Genutzt Odoo Aps
Odoo CRM – Lead- und Kundenverwaltung
Odoo Sales – Angebote & Auftragsabwicklung
Odoo Projects – Projekt- und Aufgabenmanagement
Odoo Discuss / Notes – Teamkommunikation und interne Rückmeldungen
Odoo Calendar – Termin- und Aufgabenkoordination
Odoo Integrationen – ggf. externe Tools (z. B. E-Mail)
Ergebnisse
Odoo hat eine zersplitterte Tool-Landschaft und informelle Kommunikationswege durch ein zentrales System ersetzt. Heute sehen, nutzen und pflegen alle Bereiche dieselbe Datenbasis – vom ersten Kundenkontakt bis zum Projektabschluss.
Sales Pipeline in Echtzeit
Der Status von Leads und Opportunities ist jederzeit transparent – für Vertrieb wie für Führungskräfte. Entscheidungen müssen nicht mehr auf wöchentliche Meetings oder manuelle Updates warten.
Operative Transparenz & Zusammenarbeit
Kommunikation findet dort statt, wo die Arbeit passiert: bei Angeboten, Bestellungen, Lieferungen und Projekten. Interne E-Mails und lose Notizen wurden ersetzt durch zentrale Dokumentation und gemeinsame Arbeitsstände – mit deutlich weniger Abstimmungsaufwand und Ad-hoc-Calls.
Schnellere Umsetzung & belastbares Reporting
Flexible Routen- und Reservierungslogiken reduzierten unnötige Schritte in Lager und Einkauf. Digitale Erfassung im Field Service ermöglicht Echtzeit-Einblicke, schnellere und präzisere Abrechnung sowie erstmals eine verlässliche Bewertung der Projektprofitabilität.
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