bob x Dr. Massing Kosmetik

1. 🔎 Discovery + Solution Design → Januar

2. 🚀 Projektstart (5 Workstreams) → April

3. ✅ Go-Live (inkl. Umbau im Lager) → Juni

4. 📈 Kontinuierliche Verbesserung → seit Juli

Zum Unternehmen

Dr. Massing Cosmetics ist ein seit 2014 mit jeder Menge Herzblut agierendes Familienunternehmen, spezialisiert auf die Entwicklung und den Direktvertrieb von hochwertiger Naturkosmetik. Das Team zählt ca. 30 Leute bei einem Jahresumsatz von ~8M (schnell wachsend). Weitere Hintergründe findet ihr hier.

Herausforderungen

In der Discovery-Phase wurde u.a. die (Steuerung der) Warenverfügbarkeit als eine zentrale Herausforderung identifiziert, mit der Konsequenz entgangener Umsätze sowie regelmäßiger Überverkäufe. Gründe hierfür waren einerseits Ungenauigkeiten in den Lagerbeständen (u.a. aufgrund einer unnötig komplexen Systemlandschaft) und andererseits unzureichende (systemische) Unterstützung für kritische Kernprozesse rund um den Einkauf, Rohmaterialien sowie Produktionsprozesse.

Zudem kamen regelmäßig mehr Bestellungen rein, als das Team mit der aktuellen Kapazität im Versand handeln konnte. Das führte zu großen Backlogs im Warenausgang, massiv erhöhten Anfragen im Kundenservice (WISMO) und zwang das Marketing-Team regelmäßig zur Drosselung von (profitablen) Kampagnen.

Weitere Punkte, die wir im Assessment benannt haben waren diverse Ineffizienzen im Bereich B2B, unverhältnismäßig hohe Betriebskosten für Tech/Tools, fehlende datenbasierte Unternehmenssteuerung, fehlende Verteilung von Verantwortlichkeiten und generell eine zu hohe Variation interner Prozesse.

Umsetzung

Basierend auf den tiefen Einblicken der Discovery-Phase, in der wir u.a. auch vor Ort das Team/die operative Realität kennengelernt hatten, konnten wir im nächsten Schritt einen belastbaren Projektplan erarbeiten, der u.a. die relevanten Arbeitspakete + Stakeholder definierte, die diversen Themen in “muss sein” vs. “machen wir später” unterschied und ein fixes Go-Live-Datum setzte. Zudem hatten wir erkannt, dass - wie so oft - sehr viele Probleme nicht allein durch die Einführung eines neuen IT-Systems zu lösen sind, sondern die zugrundeliegenden Prozesse selbst, sowie (im konkreten Fall von Dr. Massing) auch das Layout und der Warenfluss im Lager neu gedacht werden musste, um die o.g. Herausforderungen (bzw. deren wahre Ursachen) zu adressieren.

In den folgenden 10 Wochen setzen wir - organisiert in 5 Workstreams mit regelmäßigen Workshops und Demos - das neue Fundament für Dr. Massing mit Odoo in den Bereichen zentralisiertes Order Management, Bestellabwicklung, Beschaffung/Produktion, Lagerverwaltung, CS/Sales und Buchhaltung um - und koordinierten zudem die Umsetzung des neuen Lagerlayouts mit einem dedizierten Experten aus unserem Netzwerk. Für die Umsetzung haben wir u.a. mehrere Instanzen von Shopify integriert, mit Ventor ein mobiles WMS zur Verfügung gestellt und zur Erstellung von Labels Sendcloud angebunden. Via Pathway erhalten wir normalisierte E-Commerce Zahlungsdaten zur Auszifferung in Odoo, welche wir neben anderen Buchhaltungsdaten gebündelt aus Odoo an DATEV übergeben.

Strukturierte Schulungen und die von Tag 1 verfügbare Testumgebung erlaubten dem Team, sich schnell in die neuen Funktionen einzufinden. Auch begannen wir erste KPIs mit den Fachbereichen zu definieren und wöchentlich zu erheben, um eine Basis für die kontinuierliche Verbesserung und Steuerung zu schaffen. Nach einem letzten Check-in vor Ort ca. 4 Wochen vor Go-Live, zwecks Validierung unserer Prototypen sowie der Abstimmung zum Ablauf der Migration, haben wir am 10/06 mit dem Team den Hebel umgelegt und sind seitdem mit Odoo und der neuen Prozessrealität live.

Ergebnisse & Lessons Learned